Condivisione documentale semplice e ubiqua per i CDA nel mondo finance con AWDoc

Le banche e, in generale le istituzioni del mondo finance, hanno bisogno di rendere più rapida e sicura la condivisione documentale, operazione necessaria per le varie fasi di organizzazione e conduzione di CDA, collegi sindacali e altre importanti riunioni collegate alla governance. AWTech risponde a questa esigenza con AWDoc, una piattaforma di gestione documentale che promuove un flusso di lavoro efficace e protetto rendendo immediata la diffusione dei documenti tra i partecipanti a tutte le tipologie di riunioni. 

Condivisione documentale e CDA, cosa serve alle banche 

Automatizzare la gestione e condivisione documentale utilizzando una soluzione tecnologica sicura per proteggere dati sensibili: questa una esigenza particolarmente sentita dal mondo finance (e non solo) che spesso, secondo l’esperienza sul campo effettuata da AWTech, è ancora alle prese con documenti cartacei da stampare e ristampare in seguito a modifiche e variazioni degli ordini del giorno, con tutto il dispendio di risorse ed energie che questo comporta. Non solo, il rischio di errori e dimenticanze, oltre che quello di usare canali non sicuri (primo fra tutti la mail), è sempre in agguato. 

In epoca di pandemia, tra l’altro, il decreto “Cura Italia” ha autorizzato la possibilità di svolgere CDA anche collegando i partecipanti da remoto. Utilizzare strumenti in grado di distribuire con facilità e sicurezza i documenti da discutere nelle riunioni, utilizzando qualsiasi tipo di dispositivo (desktop, tablet e smartphone) è diventata quindi un’esigenza imprescindibile. 

Un’altra esigenza, particolarmente sentita da parte degli attori del mondo finance, è quella di condividere i documenti potendo controllare chi ne ha visibilità, monitorare le modifiche apportate e poter dimostrare le attività svolte di distribuzione e partecipazione agli eventi in conformità ai processi organizzativi aziendali. 

Organizzare i documenti in modo facile e in sicurezza 

AWDoc può essere installato “on premises” sui server del Cliente o erogato come servizio applicativo in cloud, tramite accesso esclusivo e sicuro al data center AWTech. 

Una volta installata l’applicazione, gli “amministratori” dei documenti nei vari domini definiti (CDA, Affari Legali, Audit, ecc…) potranno gestire i documenti in modalità drag & drop, assegnando a ciascuno degli utenti, oltre alle necessarie credenziali, anche i privilegi d’accesso, che comprendono la visibilità temporale, la possibilità di esportazione, di modifica o di sola consultazione, oltre ad impostare, se necessario, una filigrana per i documenti condivisi. 

Anche la funzione di firma digitale è gestibile semplicemente e consente di configurare una sorta di libro firma virtuale a norma di legge. All’interno di AWDoc vi è infatti una categoria specifica di documenti denominata “Libro Firma”, in cui sono inseriti i file da firmare digitalmente. 

Ad ogni Libro Firma è possibile associare uno o più “firmatari” dei documenti in esso contenuti. Ogni firmatario, dotato di un certificato di firma digitale rilasciato da AWTech, potrà firmare digitalmente i documenti, anche in un’unica operazione di firma multipla. A completamento del processo ogni documento firmato potrà essere inviato via PEC ai destinatari definiti. La firma digitale con AWDoc è disponibile su qualsiasi device (desktop, tablet e smartphone) senza utilizzo di smart-card o altri dispostivi, si basa su un processo di “firma remota” pienamente compatibile con le normative, che utilizza il telefono associato all’utente per la ricezione di una OTP che conclude il processo di firma. 

Condivisione documentale, ecco le tecnologie che proteggono le informazioni 

Tutti i documenti gestiti da AWDoc vengono cifrati in automatico (nel pieno rispetto delle più stringenti leggi della privacy, incluso il GDPR) utilizzando la tecnologia di crittografia AES 256 bit/SSL, ed un particolare protocollo di comunicazione che consente di ottenere la massima sicurezza. 

A garanzia del fatto che i file, se necessario, non vengano duplicati o distribuiti, l’applicazione consente di impostare una filigrana personalizzata che identifichi il destinatario del documento. 

Oltre alla autenticazione tramite le credenziali di accesso, costituite da Codice Utente e PIN (gestito secondo le regole di scadenza previste) AWDoc consente di effettuare anche una autenticazione a due fattori, tramite la ricezione di una OTP – One time password –  sul telefono associato all’utente, che costituisce una ulteriore garanzia di protezione da accessi indesiderati. 

I vantaggi generati dall’adozione di AWDoc 

La soluzione per gestione e condivisione documentale AWDoc viene scelta dalle aziende ed in particolare dalle banche per due ragioni principali. Tra i benefici immediati sperimentati utilizzando questa soluzione vi è il fatto che è recepita da tutti gli addetti senza grandi necessità di formazione, in quanto è stata costruita all’insegna della semplicità. Sono sufficienti due ore di training per capire come utilizzare AWDoc. 

Inoltre, non richiede tempo e impegno da parte di amministratori IT interni, perché sono direttamente le segreterie o i diretti interessati a occuparsi di tutto ciò che occorre per configurare i diritti, gli accessi e le opzioni d’uso. 

Tra i benefici sperimentati vi è la semplicità di organizzazione delle riunioni. Ad esempio, l’Ordine del Giorno viene generato automaticamente ed è aggiornato e reso disponibile, senza necessità di interventi specifici, se viene cambiata l’impostazione dei punti in discussione, il numero o il contenuto dei documenti coinvolti nella riunione. 

Una volta impostata la cartella relativa ad una particolare riunione, possono essere inserite note che riguardano i vari punti in discussione e commenti per ogni documento. Tali informazioni sono sempre sincronizzate e disponibili su tutti i dispostivi degli utenti abilitati. 

Risulta molto utile, poi, in caso di verifiche, poter risalire a tutti gli accessi ed alle attività effettuate su ogni singolo documento, avendo sempre a disposizione una dettagliata reportistica, esportabile in formato editabile, per la produzione di report di conformità ai processi aziendali previsti.