Il modulo videoconferenza si integra perfettamente con la gestione dei meeting e consente di aggiungere alle funzioni di condivisione dei documenti tipiche di AWDoc la dimensione video.

La caratteristica unica di questa soluzione è quella di modificare completamente il paradigma tipico delle riunioni in videoconferenza a cui siamo abituati. Non sarà più necessario gestire canali separati di comunicazione, attivare le videoconferenze, inviare i link ai partecipanti, ecc…, infatti la funzionalità di videoconferenza comparirà come una opzione della condivisione dei documenti di una cartella “meeting”: gli utenti che abilitati alla visualizzazione della cartella vedranno comparire la possibilità di collegarsi in video, mantenendo la possibilità di visualizzare in ambiente sicuro e protetto i documenti gestiti dalla piattaforma AWDoc. Il relatore potrà inoltre attivare o meno il controllo della paginazione dei documenti su tutti i dispositivi collegati.

La videoconferenza sarà gestita dai server AWDoc, nella massima sicurezza e riservatezza, senza inviare i propri dati a server di terze parti, la cui sicurezza non è regolata da nessun accordo, esponendo l’Azienda a possibili fughe di notizie non controllate. Normalmente, infatti, nei sistemi di videoconferenza più diffusi si invia ai partecipanti un iperlink, che costituisce il solo titolo di accesso alla riunione. Con AWDoc il controllo di accesso è invece regolato dalle stringenti metodologie di controllo applicabili, che arrivano fino alla autenticazione a due fasi.

Costituisce la struttura portante della piattaforma.

Offre le complete funzionalità di gestione documentale, applicabili in particolare ai processi di governance, alla condivisione sicura dei documenti all’interno ed all’esterno della propria organizzazione, alla realizzazione di meeting con le modalità relatore.

La gestione dei documenti è improntata al massimo grado di sicurezza e riservatezza delle informazioni, consentendo con semplicità di effettuare la gestione di CDA, Comitati direttivi, implementare processi di autorizzazione, con la massima flessibilità consentita dalla assegnazione degli opportuni diritti di accesso agli utenti del sistema. Nel seguito sono descritte le funzionalità più importanti.

La posta elettronica, in ambito aziendale, è uno degli strumenti di comunicazione più utilizzati, ma anche uno dei più insidiosi per la sicurezza e la riservatezza delle informazioni.

Dotarsi di un efficiente sistema di controllo e archiviazione sicura delle caselle postali aziendali apre anche l’opportunità di una più efficiente gestione della posta come documento informatico da trattare al pari delle altre forme documentali, e come tale soggetto ai processi di backup, indicizzazione e conservazione.

Non è sufficiente memorizzare e conservare in formato MIME (.eml) il messaggio PEC su hard disk esterno. Per garantire nel tempo la validità dei certificati al momento del loro utilizzo originario l’unico sistema è il processo di Conservazione a Norma di Legge.

L’utente è libero di utilizzare i sistemi di posta abituali, senza nessuna limitazione. Le informazioni catalogate ed archiviate saranno disponibili e consultabili tramite le APP multipiattaforma per dispostivi Tablet e Smartphone (IOS, Android) e sistemi Desktop (MS-Windows e MAC).

La conservazione digitale a norma è il processo per cui un documento informatico viene trasferito in un sistema adeguato a garantire le caratteristiche indicate nell’articolo 44 del CAD (Codice dell’amministrazione digitale), cioè autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità. È infatti fondamentale che il sistema di conservazione scelto sia idoneo ad assicurare il valore legale nel corso del tempo dei documenti custoditi. Questo significa che non basta affidare i propri documenti a comuni applicazioni di archiviazione o servizi cloud di memorizzazione gratuiti: è necessario scegliere strumenti specificamente pensati per la gestione documentale, che garantiscano alti livelli di tutela dei file, come AWDoc.

Si tratta di un sistema che consente di integrare e gestire in conformità alle regole tutte le fasi cruciali legate al documento informatico, cioè la sua creazione, la sua gestione e la conservazione digitale a norma. In modo completamente automatico, ed in conformità a quanto previsto dalle Linee guida Agid, AWDoc trasmetterà al sistema di conservazione il documento, senza che l’utente debba preoccuparsi di svolgere azioni complesse.

Le tipologie documentali che sono candidate ideali per i processi di conservazione sono i documenti informatici che debbono essere conservati mantenendo la loro validità legale per un periodo di diversi anni, variabile in funzione della tipologia.

AWDoc implementa nativamente i processi di conservazione a norma per le seguenti categorie documentali: a) Cedolini e fogli presenze; b) CU (certificazione Unica); c) Contratti di assunzione; d) Contratti Clienti; e) Contratti fornitori; f) Messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC), g) Libri Sociali.

Il trasferimento dei file nel sistema di conservazione digitale a norma avverrà in modo automatico, una volta definite le cartelle dei documenti archiviati in AWDoc che sono candidati alla conservazione a norma. Questa caratteristica rende il sistema privo di tutte le complessità derivanti dal dover gestire l’inserimento dei metadati necessari al sistema di conservazione, attività che viene svolta in trasparenza da AWDoc.

Le Firme Digitali sono uno strumento importante nei processi aziendali, per automatizzare e rendere completamente digitali i processi di firma e conferire validità legale ai documenti informatici, come la sottoscrizione di Contratti, Dichiarazioni, Verbali, Atti Amministrativi.

AWDoc gestisce tutte le tipologie di firma previste dalle normative italiane e, dove è previsto il rilascio di un certificato di firma, AWTech è abilitata a rilasciarlo, adempiendo alle formalità previste direttamente con il Cliente. Questa caratteristica consente ad AWTech di essere l’unica interfaccia in grado di accentrare la gestione di tutti gli aspetti contrattuali e normativi nei confronti delle problematiche di Conservazione a norma e di Firma Digitale, facilitando in tal modo la gestione di tutte le pratiche amministrative che danno valore legale alle procedure.

Le principali tipologie di firma gestite sono:

Firma Digitale Qualificata: processo che consente di firmare digitalmente documenti con valore legale opponibile nei confronti di terzi, completamente conforme alle vigenti normative di legge.

Firma Massiva (o firma automatica): processo dedicato a particolari tipologie di documenti ricorrenti (ad esempio le fatture) che l’organizzazione ritiene di poter firmare digitalmente senza controllo visivo da parte di un utente.

 Firma Elettronica Avanzata (FEA): processo di firma di un documento, rivolto a particolari tipologie di documenti contrattuali, caratterizzato da un accordo preventivo tra le parti che ne stabilisce la validità legale in un dato contesto.

L’Utente può firmare digitalmente una lista di documenti, con una unica operazione, da qualsiasi dispositivo Desktop, Tablet o Smartphone, in mobilità e senza utilizzare smart-card o altri dispositivi aggiuntivi, come mostrato in dettaglio nel seguito del documento.

Il modulo videoconferenza si integra perfettamente con la gestione dei meeting e consente di aggiungere alle funzioni di condivisione dei documenti tipiche di AWDoc la dimensione video.

La caratteristica unica di questa soluzione è quella di modificare completamente il paradigma tipico delle riunioni in videoconferenza a cui siamo abituati. Non sarà più necessario gestire canali separati di comunicazione, attivare le videoconferenze, inviare i link ai partecipanti, ecc…, infatti la funzionalità di videoconferenza comparirà come una opzione della condivisione dei documenti di una cartella “meeting”: gli utenti che abilitati alla visualizzazione della cartella vedranno comparire la possibilità di collegarsi in video, mantenendo la possibilità di visualizzare in ambiente sicuro e protetto i documenti gestiti dalla piattaforma AWDoc. Il relatore potrà inoltre attivare o meno il controllo della paginazione dei documenti su tutti i dispositivi collegati.

La videoconferenza sarà gestita dai server AWDoc, nella massima sicurezza e riservatezza, senza inviare i propri dati a server di terze parti, la cui sicurezza non è regolata da nessun accordo, esponendo l’Azienda a possibili fughe di notizie non controllate. Normalmente, infatti, nei sistemi di videoconferenza più diffusi si invia ai partecipanti un iperlink, che costituisce il solo titolo di accesso alla riunione. Con AWDoc il controllo di accesso è invece regolato dalle stringenti metodologie di controllo applicabili, che arrivano fino alla autenticazione a due fasi.

Tramite il Modulo “Integration”, AWDoc espone le interfacce programmative ed i servizi disponibili nei principali ambienti operativi, tramite i quali è possibile inserire le funzionalità di AWDoc nei propri sistemi informativi, ottenendo il massimo livello di integrazione e sicurezza.

Questo modulo software si aggiunge al Server AWDoc Enterprise per esporre delle interfacce di comunicazione restfull, in grado di consentire l’integrazione di AWDoc con altri sistemi software.

L’accesso alle interfacce REST da parte di terze parti è possibile ed è consentito tramite la licenza associata al Modulo in oggetto. Con tali interfacce è necessario implementare completamente il protocollo applicativo AWDoc, sia per gli aspetti di cifratura, sia per le procedure di sicurezza ed autenticazione. L’utilizzo nativo di tali interfacce è pienamente giustificato per processi di integrazione di prodotti software da parte di OEM, ma può risultare oneroso per integrare poche funzionalità di alto livello, da parte di Clienti che hanno necessità di interfacciarsi con sistemi legacy.