Per trovare quello che cerco rapidamente e con facilità, senza dovermi ricordare “dove”, ma semplicemente “cosa” sto cercando, grazie ad una catalogazione automatica dei contenuti basata sull’apprendimento del sistema.

Per archiviare i documenti con la massima sicurezza, grazie al sistema di cifratura, senza temere che cryptovirus e malware possano arrecare alcun danno e condividerli con facilità con utenti interni ed esterni all’organizzazione.

Per gestire la configurazione dei permessi di accesso all’informazione senza tecnicismi e inutili complessità, ed essere certi di sapere sempre chi e quando ha accesso all’informazione corretta.

Per gestire automaticamente le versioni dei documenti, sapere chi ha effettuato le modifiche, tracciare tutte le attività in conformità con le normative, la privacy in modo trasparente ed intuitivo.

Per avere a disposizione il patrimonio informativo aziendale in qualsiasi momento, luogo o dispositivo (desktop, tablet, smartphone)

Per partecipare da remoto alle riunioni, condividendo in modo sincrono con gli altri partecipanti i documenti in discussione ed aumentare l’efficienza dei processi di approvazione dei documenti con la possibilità di firmare digitalmente i documenti necessari.

Per eliminare la carta ed ottimizzare i processi di redazione e distribuzione sicura di documenti per Consigli Direttivi, CDA e Comitati di Gestione.

Per supportare i processi organizzativi collegati alla Qualità, all’Audit e tracciare in modo dimostrabile le attività svolte, catalogare e ricercare con facilità i documenti necessari per tali processi (Rischi, Log delle attività, Scostamenti, Rimedi ecc…).

Per gestire in modo conforme al GDPR le informazioni e le attività svolte in conformità al regolamento della privacy.

Per essere conforme alle politiche di accesso ai dati con la massima sicurezza, gestendo le credenziali secondo le normative più avanzate, con strumenti di cifratura dei dati.

Velocità nella gestione delle procedure: si semplificano i flussi di lavoro in azienda poiché il “libro firma” diventa digitale.

Risparmio di tempo: la gestione delle transazioni diventa veloce e pratica (si pensi anche a soggetti geograficamente distanti fra loro).

Riduzione dei costi: si riducono i costi di stampa e di spedizione, si ottimizza lo spazio dedicato all’archivio.

Si può effettuare la firma senza ricorrere a dispositivi HW (come le smart-card o le chiavi USB) da collegare al computer, rendendo possibile la firma in mobilità anche su tablet e smartphone.

Per effettuare firme massive su insiemi di documenti ricorrenti, che essendo relativi ad un processo aziendale strutturato e certificato, possno essere firmati attraverso una procedura automatizzata.

Rendere disponibili in sicurezza i documenti fuori dall’azienda.

Monitorare le attività salvaguardando la privacy.

Effettuare un controllo delle attività semplice ed efficace, nel rispetto delle normative ed a salvaguardia degli interessi aziendali.

Adottare un flusso di lavoro semplice e flessibile, senza apparati sofisticati e costosi.

Condividere documenti, anche di grandi dimensioni, con clienti, fornitori, consulenti.

Poter integrare la gestione documentale “smart” con i sistemi legacy, mediante integrazioni semplici, basate su servizi applicativi aperti ed API.

I servizi centralizzati di repository documentale potranno anche offrire nativamente soluzioni di sicurezza collegate alla cifratura, alla protezione da virus informatici ed al backup dei contenuti informativi.

Per gestire centralmente le caselle postali aziendali, specialmente quelle utilizzate per identificare una funzione organizzativa e quindi non collegate direttamente ad una sola persona (es: amministrazione@società.it, protocollo@società.it, supporto@società.it, ecc….).

Per analizzare le caselle postali in modo centralizzato ed avere strumenti avanzati a supporto di un utilizzo forense.

Per effettuare ricerche trasversali su tutte le caselle postali gestite e organizzare l’informazione in modo adeguato.

Per poter estrarre ed archiviare automaticamente i documenti allegati, che spesso contengono informazioni rilevanti per l’organizzazione.

Per poter integrare automaticamente ed in modo trasparente l’archiviazione delle caselle PEC con le funzioni di Archivizione Sostitutiva a Norma, garantendone la validità per il periodo richiesto dalla normativa.

Per ottenere significativi risparmi rispetto alla gestione dei documenti cartacei, che occupano spazi rilevanti e sono fonte di inefficienze e costi, è conveniente procedere con la progressiva Digitalizzazione dei processi aziendali, sostituendo la produzione di documenti cartacei con documenti nativamente digitali.

Soprattutto per quei documenti che hanno valore legale è necessario che il processo di digitalizzazione utilizzi strumenti di firma digitale e si concluda con la conservazione sostitutiva a norma dei documenti.

La dematerializzazione di archivi cartacei pre-esistenti, utilizzando scanner o altri strumenti che producono una copia digitale, può risultare un  processo  lungo e laborioso. Ma se la trasformazione digitale genera nel formato elettronico anche la possibilità di individuare il contenuto testuale (mediante OCR, ad esempio) apre la strada, oltre al risparmio dovuto all’ottimizzazione dello spazio, anche a nuove tecniche di indicizzazione dei contenuti che favoriscono la ricerca delle informazioni.

La dematerializzazione di documenti con valore legale va valutata con attenzione, dato che può introdurre notevoli criticità per la presenza di firme autografe, filigrane, bolli ecc… In questi casi bisogna attentamente valutarne l’opportunità ed individuare la corretta procedura, che deve essere spesso sostenuta anche da certificazioni notarili di conformità.

La dematerializzazione degli archivi cartacei introduce il problema della definizione dei metadati che li rappresantano, al fine di consentirne la ricerca con le procedure informatiche. Spesso questi metadati sono contenuti in archivi di protocollo che non offrono automatismi di classificazione. Di questo bisogna tenere conto nell’analisi dei costi e dei benefici del processo.

Monitoraggio

Il controllo in tempo reale di tutti i veicoli della flotta consente la verifica dello stato di marcia, con la raffigurazione sulla mappa, insieme ai parametri di funzionamento del veicolo. Ogni guidatore potrà avere una chiave identificativa che lo abilità all’utilizzo del veicolo limitatamente ad aree geografiche ed a fasce orarie predefinite.

Risparmio

Si riducono i costi e si aumenta l’efficienza, attraverso l’analisi dei consumi medi per veicolo e guidatore, il calcolo dell

Efficienza

La possibilità di gestire tutti gli adempimenti relativi ai mezzi per tutti gli aspetti amministrativi (a scadenza di bolli, assicurazioni, ecc…) e gestionali (scadenza manutenzioni, cambio gomme, ecc…) si traduce in una maggiore efiicienza del servizio di gestione del parco veicoli.

Sicurezza

Aumenta la sicurezza delle attività, delle persone e dei mezzi.

Tramite l’analisi delle notifiche e della posizione del veicolo è possibile una valida azione di contrasto per furti e tentativi di manomissione.

In caso di sinistri, la conoscenza dell’esatta posizione del mezzo può facilitare il recupero e aumentare la sicurezza del guidatore.

Reportistica

Lo storico dei percorsi effettuati, il rilevamento automatico dei km percorsi e l’analisi periodica dell’operatività del mezzo consente una valutazione globale dell’efficienza del parco veicoli, fornendo utili metriche per la gestione tecnica ed amministrativa.

Efficienza

Diminuire i tempi morti tra le attività, migliorando la gestione della composizione delle squadre e l’utilizzo delle risorse strumentali necessarie

Ottimizzazione

Ricollocare rapidamente le attività in caso di problemi di esecuzione, ottimizzando la catena dei cambiamenti che la riallocazione comporta.

Gestione delle competenze

Consente di utilizzare l’adeguato livello di compenza nell’assegnamento degli incarichi, limitando il rischio di utilizzare skill elevati in modo sottoimpiegato, aggravando i costi delle attività.

Tracciamento

Tracciamento in tempo reale delle attività svolte, con la possibilità di mostrare l’avanzamento delle attività e certificarne lo svolgimento.

Pianificazione

Fornisce utili indicazioni per ottimizzare la gestione degli interventi programmabili in periodi temporali variabili, ottimizzando le competenze ed aumentando la produttività.