Una cartella “meeting” consente di produrre in automatico un documento “ordine del giorno”, immediatamente visibile sui dispositivi dei partecipanti. L’ordine del giorno contiene anche l’elenco dei documenti che saranno discussi, accessibili direttamente con un link diretto dall’ordine del giorno stesso.
AWDoc consente di notificare via mail la disponibilità di nuovi documenti o l’aggiornamento dei documenti esistenti con estrema facilità. Queste notifiche sono personalizzabili nei contenuti e sono storicizzate, in modo da tenerne traccia nell’ambito dei processi di governance.
Tutti siamo ormai abituati ad utilizzare strumenti di condivisione, uno dei più diffusi è Skype, che consente anche la condivisione dello schermo.
Esistono molti altri prodotti professionali, che offrono molte funzionalità e sono largamente diffusi nelle imprese. Tutti hanno però la necessità di un buon collegamento internet, di velocità sufficiente a garantire una qualità audio ideale.
Non sempre i tele-lavoratori hanno nelle loro abitazioni collegamenti in grado di supportare una comunicazione audio-video di qualità.
Quando l’obiettivo è discutere documenti di lavoro, spesso composti da molte pagine, la condivisione dello schermo non rappresenta la sola possibilità.
In una riunione virtuale quello che maggiormente affatica è la scarsa qualità dell’audio, molto di più della qualità del video.
Con la modalità meeting di AWDoc, è possibile discutere documenti condivisi in gruppo anche solo via audio, attraverso un semplice smartphone connesso a un collegamento internet di base.
AWDoc rende semplice la discussione su documenti per gruppi di lavoro collegati anche solo via AUDIO, con un semplice telefono, che garantisce fra l’altro una qualità audio spesso superiore a quella via internet.
Niente vieta, poi, di affiancare la modalità meeting di AWDoc ad un sistema di videoconferenza, che viene sgravato dalla complessità di dover condividere le pagine dei documenti discussi.
In un meeting AWDoc, dato che i documenti sono disponibili e già sincronizzati su tutti i device collegati, la quantità di dati scambiata è minima e ciò consente di poter visionare una gran quantità di documenti anche di grandi dimensioni con collegamenti di bassa velocità.
Dal punto di vista della user experience questo sistema di videoconferenza – che può essere eventualmente affiancato a questa funzionalità – non deve dunque più “reggere” il peso di pagine e pagine di fascicoli condivisi.
In una cartella meeting il RELATORE è colui che apre la riunione virtuale. Da quel momento tutti partecipanti possono “accedere” al meeting.
Una volte entrati a far parte del meeting, il controllo dei documenti visualizzati sarà del relatore: se il relatore apre un documento, questo sarà aperto su tutti i dispositivi dei partecipanti (indipendentemente che sia un PC, un Tablet od uno Smartphone), se il relatore sfoglia le pagine del documento, la medesima operazione sarà svolta in automatico per tutti partecipanti.
Il relatore può anche evidenziare parti della pagina, in modo da indicarle agli ascoltatori.
Infine il relatore può “cedere” la sua funzione ad un altro partecipante, che a sua volta illustrerà le parti di sua competenza.
Utilizzando la funzione 'Relatore' si potrà gestire il documento aperto e la paginazione dei documenti per tutti i partecipanti alla riunione virtuale, evidenziando nelle pagine le aree di interesse per la discussione.
