I documenti di AWDoc sono dinamici e soggetti a molti cambiamenti in prossimità della seduta di discussione. Questi cambiamenti sono presidiati direttamente dai responsabili del dominio applicativo, che spesso curano la distribuzione dei documenti stessi, avendo accesso a informazioni riservate e sensibili. L’ordine del giorno viene prodotto automaticamnete la funzione di notifica facilita le comunicazioni con i Consiglieri.
In azienda esistono più sistemi documentali strutturati, AWDoc si sovrappone logicamente all’informazione strutturata che questi gestiscono, potendo integrarsi con essi con opportuni plug-in realizzati su richiesta.
L’amministratore può definire in modo estemporaneo l’accesso ai documenti per persone esterne all’organizzazione aziendale, per periodi di tempo limitati automaticamente, nella massima sicurezza, cosa che sarebbe veramente complessa operando sui sistemi documentali strutturati, gestiti con le policy tipiche dell’organizzazione.
L’amministratore può consentire con un semplice click ad un utente di effettuare l’upload di documenti ed altrettanto facilmente revocare tale possibilità. La stessa cosa non potrebbe essere effettuata dai sistemi istituzionali con la stessa semplicità e soprattutto senza l’intervento degli amministratori delle piattaforme coinvolte, che come abbiamo già osservato, hanno ruoli diversi all’interno dell’organizzazione.
La distribuzione di documenti tramite le APP proprietarie delle singole piattaforme documentali spesso non consente la flessibilità e la riservatezza delle annotazioni dei documenti, caratteristica peculiare di AWDoc.
La consolle dell’amministratore consente, a livello applicativo, in modo molto semplice ed intuitivo, di avere importanti informazioni sull’uso della piattaforma, che sono tipicamente ottenibili nei sistemi tradizionali solo dal comparto IT. Alcuni esempi sono: log degli accessi al sistema, log dei documenti aperti, log dei documenti annotati, ovviamente senza entrare nel merito dei contenuti di tali modifiche. Queste caratteristiche sono di fondamentale importanza per dimostrare l’aderenza ai processi di “governance”.
Il sistema di sicurezza di AWDoc rende possibile l’uso aziendale di dispositivi di proprietà dell’utente, evitando costi e duplicazioni di dispositivi che stanno diventando nella pratica comune una necessità operativa irrinunciabile e rendendo possibile l’accoglimento di questa istanza da parte degli utenti, trasformandola in una opportunità di risparmio e di miglioramento dell’efficienza organizzativa.
Le APP dei tradisionali sistemi documentali sono state progettate per consentire di utilizzare al massimo tutte le caratteristiche delle piattaforme di riferimento.
Questo si traduce ben presto in una complessità di uso che ne ostacola l’adocione. Una caratteristica di AWDoc è la facilità d’uso dei sistemi di consultazione, che riproducono il paradigma tipico utilizzato per i documenti cartacei. La presentazione grafica, improntata all’usabilità, consente una facile ed intuitiva individuazione dei “fascicoli” di interesse, con una organizzazione documentale comprensibile e soprattutto disaccoppiata dalla organizzazione fisica dei documenti.
La possibilità di annotare i documenti in modo condiviso fra tutti i dispositivi dell’utente, sia on-line che off-line, consente la massima flessibilità nella gestione delle informazioni ed una prontezza nel reperire i cambiamenti “dell’ultimo minuto” impensabile con strumenti strutturati e integrati nei sistemi informativi.
La gestione dinamica dell’ORDINE DEL GIORNO, che automaticamente riflette la struttura della seduta di consiglio impostata dall’amministratore, è una peculiarità non ottenibile dai normali sistemi documentali, senza sviluppi ad hoc onerosi e complessi.
La complessità del sistema di sicurezza alla base di AWDoc è completamente mascherata all’utente, che deve conoscere e memorizzare solo il PIN di accesso. Questa caratteristica rende unica l’applicazione AWDoc, che implementa un sofisticato sistema di sicurezza “end to end” tra l’amministratore e l’utente, che rende tutta la catena informativa e documentale inaccessibile anche agli amministratori dei sistemi informatici.
L’indicizzaizone di tutti i docuemnti consente di ricercare dinamicamnete qualsiasi contenuto, in tutti i docuemnti disponibili, compresi gli archivi storici.
