Conservazione a norma AgID: come evitare problemi con AWDoc
Una volta che sono stati creati, condivisi e sottoscritti, i documenti informatici vanno anche posti in conservazione a norma AgID. Non è sufficiente per la normativa la semplice archiviazione digitale, tantomeno il salvataggio sui sistemi aziendali. Bisogna disporre di un servizio che offra le garanzie previste dal CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale, a tutela del contenuto e del documento stesso. Ma non si tratta solo di un’attività da implementare per obbligo di legge: anche il contesto attuale contribuisce alla presa di consapevolezza sull’utilità di queste soluzioni. Secondo i dati dell’Osservatorio B2B del Politecnico di Milano, disponibili nel report di giugno 2021 “B2B: fisicamente lontani, digitalmente vicini”, durante la pandemia il 23,8% delle imprese ha sentito il bisogno di progetti di digitalizzazione, nello specifico il 5,5% relativamente proprio alla conservazione digitale. Emerge inoltre che il 18,4% delle imprese ha avviato progetti di digitalizzazione già nel 2020, di cui il 3,5% delle imprese adottando strumenti per la conservazione digitale dei documenti. Del resto, strumenti come la piattaforma AWDoc rendono più facile e sicuro il processo di trasmissione al sistema di conservazione, non solo rendendolo più comodo e veloce, ma anche riducendo il rischio di errori umani o legati alla cyber security.
Conservazione a norma AgID, i vantaggi di AWDoc
L’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale è il riferimento normativo per eccellenza parlando di conservazione a norma AgID. La legge dice che il sistema di conservazione, per essere considerato “a norma”, deve garantire determinati requisiti del documento informatico, in particolare l’autenticità, l’integrità, la leggibilità, l’affidabilità e la reperibilità. Ciò significa che un sistema di conservazione adeguato deve tutelare il contenuto del documento nel corso del tempo, prevedendo idonee misure per mantenere inalterato il suo valore legale anche dopo molti anni dalla sottoscrizione. Il contenuto deve inoltre essere sempre fruibile, anche qualora dovessero cambiare i formati di lettura, oltre a essere facilmente rintracciato nel sistema per recuperarlo all’occorrenza in tempi veloci. AgID è l’autorità che in Italia definisce l’attività di conservazione a norma, stabilendo le regole operative necessarie.
È evidente che per gestire in massimo accordo alle normative questa fase della gestione documentale occorre affidarsi a un provider specializzato che offra un sistema di conservazione con determinate qualità. Ma non solo. Infatti, è importante non trascurare la delicata fase di trasmissione del documento nel sistema di conservazione, un momento di grande vulnerabilità per il documento: possono incorrere errori umani, data breach, compromissioni del file per ragioni tecniche. AWDoc rende più semplice e sicuro questo passaggio minimizzando i rischi. Infatti, la piattaforma di AWTech permette di integrare tutte le fasi della gestione dei documenti informatici, lavorando in totale sinergia con i sistemi aziendali. Questo si concretizza nell’automatizzazione della trasmissione del documento al sistema di conservazione a norma AgID, evitando che il file debba lasciare l’ambiente protetto di AWDoc, per esempio per essere sottoposto a download e upload sui sistemi locali. È infatti importantericordare che la sicurezza è una priorità: come spiega il Rapporto Clusit presentato a marzo 2022, nel corso dell’anno precedente i cyber attacchi sono aumentati del 10% con crescente gravità.
Conservazione a norma AgID con AWDoc in ufficio, un esempio pratico
AWDoc di default prevede i processi di conservazione a norma AgID per documenti come la CU – Certificazione Unica, i messaggi PEC, i contratti e i cedolini (LUL), che per legge devono essere conservati in modo da mantenerne inalterate le caratteristiche in ottemperanza al CAD. In ufficio, il lavoro diventa più semplice, perché AWDoc permette di occuparsi di tutte le fasi di gestione di questi documenti. Per esempio, dopo aver creato un contratto per un fornitore, lo si potrà condividere sulla piattaforma indicando i soggetti autorizzati alla lettura e revisione, ai quali potrà essere notificata via e-mail la presenza del documento da visualizzare e rimandando all’ambiente di AWDoc per compiere le azioni necessarie. Grazie all’integrazione con i certificati di firma remota, in qualunque luogo ci si trovi si potrà sottoscrivere il documento e condividerlo con gli interessati garantendo sempre la sicurezza con la cifratura del contenuto e la filigrana personalizzata.
Poi, in modo automatico, senza che agli utenti siano richieste conoscenze specifiche o processi particolari, il documento informatico sarà trasmesso al sistema di conservazione dove verrà custodito e protetto. I documenti che per legge non devono obbligatoriamente essere posti in conservazione invece possono essere efficientemente archiviati in sottocartelle in AWDoc, in modo da tutelarne comunque il contenuto e reperirli in modo semplice in caso di necessità. Condizioni che rendono i flussi documentali più semplici, veloci e sicuri.
