Conservazione digitale dei documenti: istruzioni, metodi e vantaggi

Con il termine conservazione digitale dei documenti si fa riferimento a una serie di procedure stabilite per legge che si devono realizzare per garantire leggibilità, integrità, riservatezza e disponibilità dei documenti. Non si tratta dunque di predisporre un semplice back up quanto di intervenire nei modelli organizzativi di gestione documentale.

Conservazione digitale dei documenti, cos’è e come fare

La conservazione digitale dei documenti consente alle aziende di allestire un archivio digitale a norma, di disfarsi cioè dei documenti cartacei e di evitare di stampare i file nativi digitali restando pienamente compliance alla legislazione.

La normativa che detta le istruzioni e delinea i metodi necessari per fare conservazione digitale dei documenti correttamente è inserita nel CAD – Codice dell’amministrazione digitale ed in vari decreti attuativi successivi. Le modalità operative sono fornite da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) che indica la natura e la funzione del sistema, descrive come deve avvenire il processo di conservazione e i modelli da utilizzare, i ruoli e le funzioni che devono essere coinvolti ed i profili professionali dei responsabili del processo stesso.

AgID nel 2017 ha definito le regole per la formazione della memoria digitale, per il trasferimento degli oggetti da conservare e per l’accesso e fruizione di ciò che è conservato (si parla di pacchetti di versamento per testimoniare la presa in carico del sistema di conservazione e di pacchetti di distribuzione per le modalità di esibizione di ciò che è stato conservato). In particolare, fa riferimento ai metadati che hanno il compito di identificare i file digitali e le relazioni che intercorrono tra loro.

La conservazione digitale dei documenti comporta un processo che include necessariamente la firma digitale che dev’essere, anch’essa, conforme alle normative vigenti e l’assegnazione di una marca temporale per fissare data e ora di produzione.

Al documento informatico devono poi essere dati un codice identificativo e una segnatura di protocollo per classificarlo ed identificarlo in modo univoco.

Il processo nel suo insieme non riguarda solo i documenti singoli ma anche aggregazioni documentali.

Linee guida sulla conservazione digitale dei documenti informatici, novità 2020

Nello specifico, le linee guida sulla conservazione digitale dei documenti informatici emesse a settembre 2020 sono state pubblicate per aggiornare e chiarire aspetti di gestione e conservazione documentale precedentemente in vigore.

Mentre delineano un processo di conservazione identico al quello descritto nella precedente versione, è interessante rilevare che nella nuova pubblicazione si fa riferimento non più ai soli fascicoli (aggregazioni documentali) ma anche a interi archivi.

Tra le altre novità, si trova una maggiore chiarezza in merito alla definizione della fase di rifiuto del pacchetto di versamento che deve essere regolamentata soprattutto se si opta per l’affidamento all’esterno del servizio di conservazione e, inoltre, alla possibilità di sottoscrivere il pacchetto di archiviazione anche con il sigillo elettronico qualificato che affiancano la firma digitale o qualificata.

Ancora, si dice che è obbligatorio, contrariamente a prima, firmare digitalmente e sigillare elettronicamente i pacchetti di distribuzione rilasciati su richiesta degli utenti.

È poi richiesta una specifica qualificazione (ai sensi della Circolare AgID n. 3 del 09/04/18) se i servizi di conservazione sono erogati in modalità cloud ed è reso obbligatorio (nel rispetto del GDPR) che il sistema di conservazione garantisca privacy by design e by default.

I vantaggi generati da una corretta attività di conservazione digitale dei documenti

Adottando la conservazione digitale dei documenti, agli indubbi risparmi di costi riconducibili alla carta, stampa e spazio necessario per predisporre gli archivi tradizionali si devono, prima di tutto, aggiungere i benefici relativi all’archiviazione digitale, che consente una classificazione avanzata dell’informazione ed una conseguente ottimizzazione dei tempi per la ricerca ed il recupero dei documenti in archivio (i collaboratori sgravati da operazioni manuali noiose e ripetitive aumenteranno tra l’altro la loro produttività).

Non solo, se appositamente predisposto, un archivio digitale è più sicuro di uno cartaceo esposto a pericoli di incidenti e al rischio di errori umani di archiviazione o riposizionamento della documentazione una volta consultata.

Inoltre, fare conservazione digitale dei documenti significa avere un miglior controllo sul processo documentale, il che consente di individuare per esempio colli di bottiglia e di essere più reattivi in caso di visite ispettive.