Conservazione dei documenti aziendali: Quali sono i tempi?

Uno, dieci, vent’anni o per sempre: i tempi di conservazione dei documenti aziendali sono regolati da diverse leggi e variano a seconda della tipologia di atto. Non si può improvvisare nel mettere in pratica l’adeguamento a tale normativa. Infatti, l’aspetto più importante da considerare è che nel corso del tempo vengano mantenute inalterate le caratteristiche del patrimonio informativo dell’impresa, dunque è necessario adottare idonee modalità di conservazione attraverso soluzioni tecnologiche appropriate. In questo modo da una parte si riuscirà nell’intento di essere conformi alle regole, dall’altra si accelererà il percorso di trasformazione aziendale della propria realtà produttiva con ricadute benefiche sull’operatività e sui clienti.  

Tempi di conservazione dei documenti aziendali, cosa dice la legge 

Il principale riferimento normativo per capire quali sono i tempi di conservazione dei documenti aziendali è l’articolo 2220 del Codice Civile. Questo articolo indica quali sono i documenti da conservare per 10 anni: 

• Le scritture contabili 
• Le fatture 
• Le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie di quelli inviati 

Le scritture che sono contemplate da tale regola sono: 

• Libro giornale 
• Libro degli inventari        
• E-mail e lettere dal contenuto di carattere commerciale 
• Il libro mastro
• I vari libri sociali 
• Il libro di cassa 
• Il libro magazzino e le scritture ausiliarie relative 
• Il registro IVA 
• Il registro dei beni ammortizzabili 

Tuttavia, in un’azienda possono essere gestiti altri generi di documenti, che non sono classificabili tra quelli contabili. Per esempio, ed è un caso utile da ricordare se l’azienda dovesse svolgere attività relative all’export di prodotti, vanno conservate per un anno le ricevute relative a spedizioni in Stati membri UE, ma per un anno e mezzo (cioè diciotto mesi) quelle verso Stati extra UE.

Le parcelle professionali vanno conservate per tre anni, mentre gli scontrini per due anni. Tra i documenti da conservare per 20 anni ci sono invece quelli commerciali in ambito immobiliare. Diverso ancora il caso degli atti sottoscritti con il notaio, come il rogito: in quel caso, i documenti vanno custoditi per sempre.  

Tempi di conservazione dei documenti aziendali, le priorità da considerare 

La varietà degli atti che possono essere gestiti e i differenti tempi di conservazione dei documenti aziendali possono suscitare il timore di fare confusione nel custodire tutto in modo appropriato. Non è pensabile e non è lecito custodire documentazione preziosa per l’azienda su supporti facilmente alterabili come hard disk, cd o sul proprio computer, tantomeno stamparli e archiviarli in faldoni. 

Ricordiamo infatti che se un documento nasce come documento digitale, e come tale viene trattato, ad esempio per essere firmato digitalmente, non è possibile pensare di conservarlo semplicemente archiviandone la sua copia cartacea. Infatti, le caratteristiche che ne garantiscono la validità andrebbero perdute.

In modo analogo non è pensabile di poter conservare le PEC semplicemente copiandole sul proprio hard-disk, in quanto in caso di esibizione potrebbero essere scaduti alcuni dei certificati digitali che ne attestano la validità legale. 

Per questo i processi di dematerializzazione e digitalizzazione devono tenere attentamente conto della tipologia dei documenti, della loro origine cartacea o digitale, della normativa vigente per la loro conservazione, per non incorrere in conseguenze che possono essere gravi, come incorrere in sanzioni o ritrovarsi nell’impossibilità di esibire in un contenzioso documenti inoppugnabili in termini di validità. 
Si pensi solo a cosa potrebbe accadere se si subisse una contestazione relativamente ad un contratto, per il quale non fosse stata prevista la corretta modalità di conservazione.  

Come rispettare i tempi di conservazione dei documenti aziendali 

Con la conservazione digitale a norma dei documenti, il problema non si pone. Innanzitutto, questo sistema, come indicato nell’articolo 44 del CAD – Codice dell’amministrazione digitale, permette di mantenere inalterate le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti. Il valore probatorio degli atti verrà quindi garantito per tutto il tempo della conservazione. 

Non si presenterà la spiacevole evenienza di perdere un documento, per trovarlo basteranno pochi passaggi e il sistema di conservazione fornirà rapidamente ciò di cui si ha bisogno. Un grande vantaggio soprattutto in caso di controlli da parte delle autorità. Infatti, conservando a norma si avrà la sicurezza che i tempi di conservazione dei documenti aziendali vengono correttamente rispettati.